خیلی از شما‌ها دیده‌اید که یک‌سری از شرکت‌ها هستند به صورت اتوماتیک بدون نیاز به در دسترس داشتن مدیر اصلی کار‌ها انجام می‌شود و به قدری این نظم در شرکت حاکم شده است و در سازمان نظارت دقیقی توسط واحد‌های مختلف وجود دارد، دیگر اصلا نیاز به کار کردن مدیر آن سازمان نیست و تمام کار‌ها به صورت عالی انجام می‌شود.
شاید خیلی در ذهن شما سوال باشد که چطور ممکن است این اتفاق بی‌افتد، اما اصلا جای سوالی ندارد چرا که به این فرایند، سیستم سازی کسب و کار گفته می‌شود که یکی از بحث‌های مهم مدیریتی بوده و باید هر مدیر کسب و کار کوچک یا بزرگ به آن دقت داشته باشد.
در ادامه شما را به تماشای ویدئو مهندس درویش زاده در رابطه با سیستم های چالاک در کسب و کار ها دعوت می کنیم.
این سیستم سازی فقط مختص سازمانهای بزرگ نیست بلکه سازمانهای کوچک‌تر هم بیشتر به آن نیاز دارند که در این مقاله از سری مقالات کسب و کار اینترنتی به صورت کامل قصد داریم درباره سیستم سازی کسب و کار اطلاعاتی را به شما ارائه دهیم تا بتوانید با استفاده از این اطلاعات سیستم سازی بسیار عالی نسبت به کسب و کار خود داشته باشید و اگر قصد دارید کار‌های کسب و کار به صورت کاملا منظم انجام شود حتما این فرایند را طی کنید تا در ادامه کار خود به مشکل بر نخورید.
سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
سیستم سازی به فرایندی گفته می‌شود که سازمان برای انجام کار‌ها در نظر گرفته است تا افراد بتوانند با استفاده از این مسیر و فرایند در نظر گرفته شده با کمک هم‌دیگر به صورت زنجیره وار خیلی ساده کار‌ها را انجام دهند.
اما ماهیت اصلی سیستم سازی این است که کار‌ها به صورت زنجیره وار به تمام بخش‌ها مربوط باشد و تماما مربوط به یک شخص خاص نباشد،
اگر زمانی آن شخص وجود نداشت فعالیت کسب و کار به صورت کامل متوقف شود، که هم‌کنون هم متاسفانه شرکت‌ها و تیم‌های بسیاری هستند که اگر مدیر آن‌ها نباشد اصلا نمی‌دانند که باید چه کاری را انجام دهند و فعالیت اصلا به درستی انجام نمی‌شود.
البته سیستم سازی در کسب و کار یک سری اصول کلی و استاندارد‌های خاص باید تعریف شود تا افراد بتوانند با در نظر گرفتن این استاندارد‌ها به بهترین شکل ممکن اهداف سازمان را پیش ببرند و این موضوع نیاز به مطالعه دارد که قطعا ما تا آخر این مقاله قصد داریم به صورت کامل درباره آن اطلاعات ارائه دهیم تا بتوانید سیستم سازی در کسب و کارخود داشته باشید.
پیشنهاد مطالعه: مقاله آموزشی مدیریت ارتباط با مشتری را حتما مطالعه کنید.
چرا باید سیستم سازی داشته باشیم؟
در کل با سیستم سازی کسب و کار خود می‌توانید یک‌سری اهداف کلی را که در نظر گرفته‌اید ساده‌تر برای خود رسم کنید و همین موضوع هم باعث خواهد شد سریع‌تر هم به آن‌ها برسید، اگر دقت داشته باشید سازمانهای زیادی هستند که یک‌سری هدف دارند.
برای مثال یک‌سری کسب و کار‌ها هستند که قصد دارند در یک سال پیش رو به عنوان برترین فروشگاه اینترنتی بازار باشند، اما به نظر شما این موضوع بدون سیستم سازی و تعیین اهداف محقق می‌شود؟ قطعا خیر.
در واقع هر سازمان که می‌خواهد سریع و خیلی درست به اهداف خود برسد، باید بتواند سیستم سازی را به درستی انجام دهد تا تمام وظایف بر روی نظم انجام شود و این نظم کار هم باعث خواهد شد که کسب و کار بتواند رشد بسیار بیشتری را نسبت به قبل داشته باشد.
از چه زمانی نیاز به سیستم سازی داریم؟
سوال مهم دیگری هم که ممکن است ذهن شما را درگیر کرده باشد، این موضوع است که اصلا از چه زمانی نیاز داریم سیستم سازی کسب و کار را انجام دهیم؟
شاید شما فکر کنید اول بگذاریم تیم ما بیش از ۲۰ نفر شود بعد نیاز به سیستم سازی داریم و تا قبل از این تعداد قطعا مدیریت آن‌ها آسان است، اما اصلا این‌طور نیست و در واقع وقتی که شما ۲۰ نفر هم نیرو دارید، به دلیل عدم تجربه و نداشتن دانش کافی نمی‌توانید سیستم سازی کسب و کار داشته باشید.
پیشنهاد ما این است که از همین اول کار و همین چند نفر ابتدایی که در کسب و کار وجود دارد سیستم سازی داشته باشید، اگر هر چقدر سیستم سازی در زمان کوچک بودن سازمان انجام شود، خیلی ساده می‌توانید آن را مدیریت و کنترل کنید و حتی مجموعه شما هم سریع‌تر رشد خواهد کرد.
مزیت‌های سیستم سازی کسب و کار
- شرکت وابسته یک شخص نخواهد بود
- ارائه خدمات و محصولات بهتر
- کاهش خطا‌ها در کسب و کار
- افزایش تمرکز مدیر‌ها
- مسئولیت پذیری
- توسعه پذیری
- تعامل بین افراد
چگونه می‌توانیم کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم؟
از این بخش به بعد قرار است به صورت کامل درباره نکات زیادی اطلاعاتی را ارائه دهیم تا بتوانید با استفاده از این اطلاعات سیستم سازی کسب و کار خود را انجام دهید و از این بابت مشکلی نداشته باشید.
دقت داشته باشید که یک‌سری از این نکات به صورت تجربی هستند و یک سری هم از دانش‌ها و تحقیقات کلی به دست آمده‌اند که بتوانید با استفاده از آن‌ها به بهترین شکل ممکن سیستم سازی داشته باشید.
شناخت و تعیین ارزش‌های کسب و کار
در اولین مرحله نیاز است که شناخت کلی نسبت به ارزش‌های کسب و کار خود داشته باشید تا بتوانید این ارزش‌ها را به خوبی تعیین کنید و از این بابت متوجه شوید که چه تمایزی نسبت به دیگر سازمان‌ها و کسب و کار‌های همکار خود دارید.
تعیین کردن اهداف
یکی دیگر از مواردی که باید خیلی به آن دقت داشته باشید، تعیین کردن اهداف است که بسیار هم مهم می‌باشد، همان طور که می‌دانید هر کسب و کار برای خود یک‌سری اهداف دارد که مدیران آن اهداف را تعیین می‌کنند و همین موضوع می‌تواند کمک کند خیلی سریع‌تر سازمان به هدف خود برسد.
دقت داشته باشید که این اهداف هم خیلی باید دقیق و درست تعیین شود و اگر از این مرحله خیلی سریع بگذرید نمی‌توانید سیستم سازی درستی هم داشته باشید.
در مرحله دوم باید وقت بگذارید که یک هدف گذاری داشته باشید تا بتوانید در سیستم سازی خود از این اهداف استفاده کنید و سیستم را به سمتی ببرید که تلاش کنند به این اهداف سازمان برسند.
دقت داشته باشید که این موضوع بسیار زیاد در کسب و کار‌های مختلف به اشتباه انجام می‌شود اما شما نباید این اشتباه را داشته باشید و خیلی دقیق باید اهداف را تعیین کنید.
تیم سازی
یکی از اصل‌های بسیار مهم در سیستم سازی این است که شما بتوانید به صورت اصولی تیم سازی داشته باشید و در واقع اگر تیم سازی شما ضعیف باشد قطعا مشکلات زیادی را تجربه خواهید کرد، تیم داشتن برای پیش بردن کسب و کار بسیار مهم است و حتما باید به آن توجه ویژه‌ای شود.
از ابزار‌های مدیریتی استفاده کنید
ابزار‌ها بسیار کار شما را ساده‌تر می‌کنند و شما با استفاده از این ابزار‌ها می‌توانید مدیریت بهتری داشته باشید، پس حتما سعی داشته باشید که از این ابزار‌ها استفاده کنید تا بتوانید با استفاده از این ابزار‌ها هم مدیریت بهتری داشته باشید و هم بتوانید بخش به بخش سیستم خود را آنالیز کنید.
پیشنهاد مطالعه: مقاله آموزشی مشاوره کسب و کار اینترنتی را حتما مطالعه کنید.
چند ابزار برای مدیریت تیم
یک‌سری ابزار‌های خاص برای مدیریت تیم وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید تا سیستم خود را بسیار بهتر پیش ببرید، در این بخش از مقاله ۳ مورد از این بازار‌ها را به شما معرفی خواهیم کرد.
- ترلو (Trello): یکی از بهترین ابزار‌هایی که شما با استفاده از آن می‌توانید مدیریت تیم خود را انجام دهید و محیط کاربری بسیار ساده‌ای هم دارد، ترلو است در حال حاضر سازمان‌ها و افراد زیادی از آن استفاده می‌کنند.
- آسانا (Asana): آسانا یکی دیگر از نرم افزارهای برتر مدیریت تیم و مدیریت پروژه است که با استفاده از بخش‌های مختلف آن می‌توانید به بهترین شکل ممکن تیم خود را مدیریت کنید و حتی آنالیز‌هایی را نسبت به عملکرد افراد و… داشته باشید که همین موضوع می‌تواند برای شما بسیار مناسب باشد تا بتوانید متوجه شوید چه افرادی در سیستم شما بیشتر کار می‌کنند.
- اسلک (Slack): اسلک یکی دیگر از نرم افزار‌هایی است که می‌توانید با استفاده از آن ارتباط تیم را به بهترین شکل ممکن حفظ کنید و مدیریت تیم به این صورت هم بسیار ساده‌تر و بهتر خواهد بود، دقت داشته باشید که اسلک می‌تواند کمک کند که شما کار‌های خود را برنامه‌ریزی کنید و طبق برنامه‌ریزی کار‌ها را پیش ببرید.
جمع بندی
در این مقاله قصد داشتیم به صورت کامل درباره سیستم سازی در کسب و کار را به شما توضیح دهیم تا درباره سیستم سازی کسب و کار اطلاعات بیشتری داشته باشید و اگر کسب و کاری دارید بتوانید با استفاده از توضیحاتی که دادیم آن‌را سیستم سازی کنید و عملکرد خود را افزایش دهید.
در این مقاله تمام مبانی مربوط به سیستم سازی توضیح داده شد پس سعی کنید آن را ذخیره کنید تا همیشه بتوانید با استفاده از اطلاعات آن سیستم سازی خود را بهبود دهید.
امیدواریم از خواندن این مقاله لذت بره باشید و اطلاعات کامل را درباره این موضوع کسب کرده باشید، در ضمن هر سوالی درباره این مقاله دارید می‌توانید از طریق نظرات همین مقاله با ما در ارتباط باشید تا سریعا شما را راهنمایی کنیم.
اگر فرصت کافی برای استفاده از نرم افزارهای پیچیده و سنگین CRM را ندارید، پیشنهاد می کنیم از نرم افزارهای ارتباط با مشتریان تحت وب با نام سامانه پیامک اطلاع رسانی و پیامک استفاده کنید.
پیشنهاد استفاده از سامانه اطلاع رسانی و مدیریت ارتباط با مشتریان لاین استور است. این سامانه را می توانید به صورت رایگان از سایت لاین استور دریافت کنید.
ثبت نام رایگان در پنل ممبر و فالور لاین استور
اگر شما هم می خواهید در رابطه با سیستم سازی بدانید و نیاز به مشاوره دارید تا در این راستا شما را راهنمایی کند، در این رابطه می توانید از طریق لینک های زیر با تیم پشتیبان در ارتباط باشید.
